Recrute Secrétaire de formation - Organisme de formation CNQAOS - PARIS - H/F

Chers Gens de Confiance,

La CNQAOS, référent formation Assistant dentaire, recherche un Secrétaire de formation.
Poste à pourvoir à PARIS 75004.

MISSIONS PRINCIPALES :
- Assurer un ensemble d’activités qui concourent au bon fonctionnement des activités de formation du site : accueil physique, gestion humaine, administrative, logistique et technique.

Activités du poste :
- Mettre en oeuvre les moyens administratifs et organisationnels nécessaires à la réalisation des actions de formation selon les indications données par son responsable hiérarchique
•Accueillir et informer les visiteurs ; accueillir et encadrer apprenants et formateurs/animateurs.
•Assurer des tâches de secrétariat (courrier, messagerie, téléphone) du site de formation
•Gérer l’administratif des actions de formations et assurer le suivi pré et/ou post-formation, en lien avec les services de Clichy
•Assurer la liaison et la communication avec les apprenants, leur transmettre des informations
•Maintenir l’ordre et la discipline et faire respecter le règlement intérieur par les apprenants. Surveiller de façon préventive et corrective les comportements.
•Assister le délégué régional et l’assistant pédagogique dans l’organisation des épreuves d’évaluations, dans leur encadrement et leur surveillance.
•Assurer le traitement et le suivi administratif des évaluations (saisie informatique des notes, communication des notes…).
•Diffuser des informations générales et/ou des documents auprès des apprenants et équipes pédagogiques, mettre en œuvre des procédures et accomplir les formalités administratives liées aux activités de formation.
•Diffuser et promouvoir l’offre de formation CNQAOS auprès des futurs employeurs et futurs élèves.

- Assurer la logistique des formations dispensées
•Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux et en contrôler l’accès et la circulation des personnes.
•Veiller à conserver un environnement approprié à la formation (conditions, locaux, équipements…) dans le respect de la réglementation applicable aux établissements recevant du public ; organiser ou participer à la maintenance des locaux.
•Assurer des fonctions d’appui logistiques aux formateurs/intervenants en préparant les salles et équipements : ouvrir les salles de cours, les préparer et aménager ; installer, ranger et mettre à disposition des intervenants tous matériels (informatiques, audio, vidéo…)  ; assurer ou organiser la maintenance de ces matériels et équipements.
•Veiller à l’application des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur le site et à l’observation des consignes générales de sécurité (respect des normes ERP5-R).
•Organiser logistiquement les évènements et manifestations planifiés par les services de Clichy

COMPETENCES REQUISES :
- Assurer la gestion administrative d’une activité
- Maîtriser les techniques et outils de communication (accueil physique, téléphone, messagerie électronique) et s’exprimer de façon claire et concise.
- Saisir et présenter des documents
- Classer et/ou archiver des dossiers et documents de référence
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels spécifiques au champ d’intervention
- Organiser ses activités et les planifier - Identifier les priorités et tenir compte des contraintes et des échéances.
- Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes.
- Être capable d’informer et de rendre compte. Rédiger un compte rendu.
- Appliquer des consignes et dispositions réglementaires.

Profil : Poste accessible à partir de diplômes de niveau 5 (anciennement III) de type BTS secrétariat ou assimilé.
Type d’emploi : Temps plein, CDD, CDI